基建处〔2019〕2号
按照“制度化、规范化、信息化”的基建档案工作建设指导思想，为进一步加强基建档案管理工作，结合我校实际，制定本管理办法。
一、管理要求
贯彻执行党和国家关于档案工作的方针政策和法律法规、学校档案管理工作的规章制度，努力做好基建档案管理工作，服务学校长远建设和发展。
二、管理责任
1.基建处设立档案管理员岗位，归属计划预算科，具体负责基建档案管理工作；其他岗位均有配合档案管理员做好基建档案管理工作的责任和义务。
2.档案管理员应主动、及时对相关基建资料进行收集、整理、归档，相关经办人应主动、及时将原件资料交档案管理员存档。
3.基建处设立专门的档案资料室，由档案管理员专人管理。
4.借阅（出）基建档案资料时，均需按照“基建档案资料借阅（出）申请、审批”规定，办理相关手续。
三、归档范畴
1.学校土地规划、使用、权属等证书及手续；
2.学校总体规划，各校区校园规划的图纸、文本、说明书；
3.规划、建设、发改委等主管部门及学校关于我校基本建设范畴的批准、批复、纪要文件；
4.工程项目全流程资料，包括①项目建议书、可行性研究报告、立项批复等；②地勘报告；③初步设计、扩初设计、施工图设计全套图纸；④工程投资概算、预算，招投标文件；⑤工程施工合同、协议；⑥图纸会审记录、相关会议纪要、设计变更（修改）通知和图纸、现场签证资料、隐蔽工程记录、技术核定资料、工程量核定资料；⑦竣工验收资料、工程结算资料、工程交接资料。以上资料除纸质外，还包括电子文档、光盘、图片、影像、模型等资料。
5.基建处其它重要工作资料。
6.基建处购置的用于工作、学习的图书资料。
四、管理规定
（一）借阅（出）管理
基建档案资料意义重大，具有历史价值和保密性质，必须规范借阅，严控借出，相关程序、规定如下：
1.申请（批）程序
①借阅（出）人从基建处主页下载填写《河南城建学院基建档案资料借阅（出）申请、审批单》，说明借阅（出）档案资料名称、用途、方式和时间。
②档案管理员经向计划预算科科长汇报，列出申请人拟借阅（出）档案资料清单。
③按照批准权限，计划预算科科长、分管副处长、处长逐级签署批准意见。
2.具体规定
①档案管理员负责将相关档案资料从档案室取出，申请人原则上不能进入档案室。
②借阅在基建处会议室进行，随查随还，不得随意携出室外；借出必须限期交还，不得损坏和丢失。
③申请人借阅（出）后按时将资料交还档案管理员，档案管理员当场审看，无缺、损等异议后放回档案室；申请人在借阅（出）期间对档案资料负责，出现问题时须承担相应责任。
④未完工项目的工程资料，包括电子和纸质，原则上限制借阅，不允许借出；电子资料原则上不允许拷贝。
（二）图纸档案资料管理
凡属设计好的图纸，经工程管理科审验无异议后，交由档案管理员存放和发放，相关程序、规定如下：
1.接收图纸时，填写接收单，设计院、工程管理科、档案管理员共同签字。
2.发放图纸时，经主管副处长同意后方可发给相关部门，并注明各类图纸的张数及整套图纸的张数。
3.图纸借阅（出）时，须遵照规定的申请（批）程序。
（三）竣工档案资料管理
对已竣工项目，基建处协调有关部门及时办理竣工验收手续；验收合格后按合同约定及时整理报送竣工资料并及时归档。
1.竣工资料整理
①施工方按照基建处制定的《工程竣工资料模板》整理竣工资料；竣工资料一式两份，A4纸胶装，每册厚度原则上不宜超过4厘米。
②竣工资料须实事求是、内容明确并与实际做法一致，特别是竣工图、签证、设计变更、技术核定、工程量核定、材料变更等关键资料；报送、审验、交接时，相关责任岗位对竣工资料进行抽查，若发现有不合格或不合规，退回重做，推迟结算；每发生一次抽查不合格或不合规罚款2000元，从结算款中扣除。
③结算书需附清楚的工程量计算书，按签证顺序分别列项计算；预算书要求项目清晰，条理明确，套价与工程量计算顺序相同，不合并相同项目。
2.竣工资料移交
①施工单位按要求整理好竣工资料，再填写《竣工资料移交流程表》，依次经监理单位、基建处工程管理科审验。
②工程管理科配合施工单位将审验合格后的竣工资料交档案管理员接收。
③档案管理员按接收资料时间顺序转交计划预算科审核。
④以上任何一个环节资料不合格，都将退回重新整理，由此引起的结算审核推迟、审计推迟、决算推迟等事宜，属施工单位原因造成的，由施工单位承担相应责任。
工作档案资料管理
基建处重要的工作资料，列入归档范畴，相关经办人应及时、主动将资料移交档案管理员，具体内容和规定如下：
1.上级部门、学校下发的关于基建工作的文件、通知、纪要等，基建处制定的规章、制度、规定；以上资料应按年度（学期）汇总整理成册。
2.基建处上报的报告、请示及领导批复；以上资料应随相关项目档案一并整理存档，或单独按年度（学期）汇总整理成册。
3.其它有留存价值的工作资料，编目存档。
图书档案资料管理
基于工作、学习需要，经个人或科室申请，报处长批准后，可购置必要的图书资料，相关规定如下：
1.采购和管理，由计划预算科牵头，档案管理员具体负责。
2.档案管理员应对图书资料编目登记、统一保管。
3.借阅（用）时，档案管理员应登记备案，借阅（用）者应妥善保管，若丢失损坏，应予以赔偿。
附件：
1.基建档案资料借阅（出）申请（批）单
2.基建工程竣工资料审核报送表
3.河南城建学院基建工程竣工资料移交流程
河南城建学院基建处
2019年12月9日
