基建处〔2023〕1号
根据《河南城建学院关于印发招标与采购管理四项制度的通知》（校政资〔2020〕41号），参考国内高校的相关做法，结合基建处实际，为制度化、程序化、规范化做好分散采购工作，经基建处全体会议审议，并征求审计处、国资处（招标办）、法务中心的意见，特制定本实施细则。
一、组织领导
基建处成立分散采购工作领导小组及监督小组，具体负责分散采购及相关事项，对采购需求、预算编制以及采购业务的真实性、合法合规性等承担主体责任，其组成为：
（一）采购工作领导小组
组长：高成全
副组长：董霖、董明明
成员：沈柳奎、于艺迎、吴剑韬、黄文浩
（二）监督小组
董明明、于艺迎、吴剑韬
二、采购范围
根据《河南城建学院招标与采购管理办法（修订）》，《河南城建学院分散采购实施办法（修订）》，本实施细则中的“分散采购”是指：采购项目预算金额在校内集中采购限额标准10万元以下，且在网上商城强制性采购目录范围之外的基建、修缮等工程项目及其相关的货物和服务，其中货物和服务需在国资处办理采购审批手续后方可执行。
三、采购原则
1.切实执行政策和规定。基建处制定、执行本细则时，以《河南城建学院关于印发招标与采购管理四项制度的通知》（校政资〔2020〕41号）及其附件为依据和遵循，以政府招标与采购管理相关规定为参照，以国内高校相关做法为参考。
2.区分采购类别和额度。在《河南城建学院招标与采购管理办法（修订）》《河南城建学院分散采购实施办法（修订）》相关规定的基础上，根据采购项目的属性、政府采购管理相关规定及预算额度，分散采购方式主要包括询价（仅适用于货物）、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源。
3.利于工作开展和节俭。选定分散采购方式时，在合乎政策、规定的前提下，坚持节约、高效、简化的原则，利于工程项目的实施和学校利益的维护。
四、采购程序
（一）预算金额≥2万元且<10万元的项目
1.确定采购方式。分散采购工作领导小组根据项目的属性、采购管理相关规定、预算额度等情形，研究确定采购方式，必要时，可邀请校招标办、审计处、校园基本建设专家委员会成员参与。
2.成立采购小组。分散采购工作领导小组区分施工、设计、监理、咨询、检测等项目属性，成立3人（分管副处长1人、专家2人）或5人（分管副处长1人、专家4人）组成的采购小组，另外从监督小组中选定1人负责采购全过程的监督工作。采购小组负责进行需求调查并确定采购需求，其专家由分散采购工作领导小组从本部门人员、校园基本建设专家委员会成员、校内外相关业务人员中选定或议定。
3.申报采购计划。对于货物或服务类项目，采购小组需先向国资处（招标办）办理审批、备案手续，方式为在国资处网站下载填报《河南城建学院物资设备购置申请审批表》，内容包括采购预算、采购需求等。
4.发布信息公告。采购组织实施前，采购小组在国资处（招标办）采购信息网统一发布采购信息，采购信息公告不少于三天。
程序5-7视情况由采购工作领导小组确定采用以下两种方式中的一种 |
方式一 |
方式二 |
5.编制采购文件。分散采购工作领导小组区分施工、设计、监理、咨询、检测等项目属性，从学校（招标办、基建处、后勤处等）曾合作或在合作的招标代理公司中选定受委托实施分散采购单位；按照学校招标办公布的相关分散采购文件范本、采购小组确定的采购需求、相关采购管理规定，受委托招标代理公司负责编制采购文件，其中对供应商的资格要求原则上应确保三家以上符合条件。 |
5.编制采购文件。采购小组区分施工、设计、监理、咨询、检测等项目属性，按照学校招标办公布的相关分散采购文件范本、采购需求、相关采购管理规定，负责编制采购文件，其中对供应商的资格要求原则上应确保三家以上符合条件。 |
6.实施采购活动。受委托招标代理公司根据采购文件、政府及学校相关采购管理规定，负责组织实施采购活动并保证不少于三家相关供应商响应参与。 |
6.实施采购活动。采购小组根据采购文件、政府及学校相关采购管理规定，负责组织实施采购活动并保证不少于三家相关供应商响应参与。 |
7.确定采购结果。受委托招标代理公司将采购结果、评审记录、评审报告、过程资料按规范格式报送采购小组，经采购小组审核无异议后确定成交供应商，并下发中标（成交）通知书。 |
7.确定采购结果。采购小组将采购结果、评审记录、评审报告、过程资料按规范格式报送采购工作领导小组，经采购工作领导小组审核无异议后确定成交供应商，并下发中标（成交）通知书。 |
8.签订书面合同。下发中标（成交）通知书30日内，依据采购文件、响应文件以及书面承诺等，由采购业务分管科室依据合同范本拟定合同文本，经计划预算科审改后按学校规定流程提交学校法务中心审核，按照审核意见修改完善后与成交人签订书面合同。
9.监督履约验收。基建处按要求组织履约验收，对验收合格的项目及时付款结算；对验收不合格的项目,应当依法依规和合同约定及时处理。
10.档案资料保管。采购小组安排专人负责收集、整理采购工作全部过程资料（立项论证材料、采购方式确定、供应商响应文件、采购评审过程资料、采购决策结果、合同等）并移交基建处档案室，档案管理员立卷归档备查。全部过程材料一式3份，其中2份留存基建处档案室备查，1份移交国资处（招标办）备案。
（二）预算金额<2万元的项目
1.由分散采购工作领导小组自行采购，必要时，可邀请校招标办、审计处、校园基本建设专家委员会成员参与。
2.自行采购时，区分施工、设计、监理、咨询、检测等项目属性，可灵活选用以下一种方式：
①从具备相应能力或资质且资信良好的学校“在合作单位”或“曾合作单位”中议定选购；
②由采购工作领导小组成立采购小组调研或考察选购；
③参照“预算金额≥2万元且<10万元的项目”的采购程序采购。
五、自律和监督
1.分散采购工作应当遵循公开、公平、公正、科学、诚信、择优的原则，严格执行学校相关招标采购政策和本实施细则。
2.分散采购工作应当严格执行相关回避制度。
3.分散采购工作应当自觉接受上级部门、社会、学校纪委、财务处、审计处、国资处（招标办）各部门的监督，采购工作参与人员应自觉坚守廉洁自律底线，对滥用职权、玩忽职守、弄虚作假或违反规定程序造成安全事故和经济损失的，按照国家和学校有关规定处理。
六、其它
1.项目前期，如规划、设计、可研、地勘、评价等招标（分散采购）控制价的确定，参照本实施细则，由分散采购工作领导小组成立采购（询价）小组，按照市场调研、专家论证的方式进行，监督小组全程参与，必要时，邀请审计处一并参与。
2.基建处建立考评机制，对参与学校基建工程设计、施工、监理、造价、咨询、检测等工作的企业或单位实施考评，考评结果作为今后采购的重要参考依据。
3.本细则未尽事宜以《河南城建学院关于印发招标与采购管理四项制度的通知》（校政资〔2020〕41号）及其附件为准。
4.本细则自发布之日起实施，原《基建处限额以下建设项目采购实施细则》（基建处【2021】1号）自行废止。
5.本细则由基建处负责解释。
基建处
2023年5月8日
