基建处〔2024〕2号
根据《河南城建学院关于印发合同管理办法（试行）的通知》（校政〔2021〕212号）要求，为规范基建处合同签约、履约行为，提高合同管理效力，防范合同风险，维护各方合法权益，结合基建处实际，特制定本管理规程。
一、合同拟定
合同拟定包含起草、把关、处内联审、乙方校核四个环节，基于科室工作职责，由科室负责人负责起草，由分管副处长负责把关，由处内联审机制审核、由乙方校核。
1.合同拟定工作流程为：①科室负责人起草合同并将起草好的合同报分管副处长把关；②分管副处长对合同范式、框架、内容进行实质性全面审核、修改、把关；③科室负责人将经分管副处长审核、修改、把关后的合同协同给处内其他科室负责人及其分管副处长联审（必要时可由分管副处长组织召开联审会议），并要求在规定时限内给出审核意见，科室负责人汇总联审意见并据此协助分管副处长修改完善合同；④科室负责人将经联审后的合同发给乙方校核，根据乙方校核意见，协助分管副处长进一步修改完善合同。
2.合同拟定需做充足扎实准备，要收集、研学相关文件、政策和资料，以施工、监理合同为例，除研学国家相关文件、政策外，还需研学设计图纸、工程量清单及控制价、招标文件、中标通知、中标方的投标文件等资料，保证合同内容与国家政策及上述资料的一致性。
3.合同拟定坚持合法合规、平等友好、互惠互利原则，约束好乙方的资格、资质及履约能力，把握好合法性、规范性、合理性、可操作性及用语的准确性，参照合同范本，结合项目实际，把握好关键条款，如价格条款、交易方式、权利义务等。
4.合同拟定时须明确合同双方的全权代表、现场负责人（若有）及联系人。
二、合同审批
合同审批包括财务审核、法务审核、部门负责人拟审批、主管校领导审批、校办签章等环节流程。
（一）财务、法务审核
合同拟定完稿后，科室负责人在学校OA系统中填写合同用印申请表，并按照审核审批流程，将合同推送到校财务处、校法务部门审核，财务处主要对合同预算、经济条款进行审核，法务部门主要对合同的合法性、规范性、合理性、风险性、可操作性等进行审核。
（二）部门、主管校领导审批
经财务处、法务部门审核并签署意见后，基建处负责人提出拟审批意见并提请分管校领导审批。
（三）签章办理
1.合同审核、审批程序完成后，科室负责人按照审核、审批意见，修改确定最终合同文本并纸质规范打印，一式12份，合同文本为多页的先加盖骑缝章（基建处公章）以作防伪。
2.先由乙方项目负责人带回本单位办理签章手续，合同签署页经办人处、法定代表人或授权代理人处均需签（章），同时加盖单位公章或合同专用章。
3.乙方签章办结后，科室负责人再办理学校签章手续，合同签署页经办人处、法定代表人或授权代理人处均需签（章），同时加盖学校合同专用章，此外再用学校合同专用章加盖骑缝章（合同文本为多页的）。
（四）登记存档
合同签章完成生效后，按照合同约定及学校规定，乙方一般留存6份；甲方（学校）留存6份。
三、拟定、审批流程图
合同拟定环节可采用OA系统网上协同方式，也可以采取线下方式，审批环节按照学校规定，采用OA系统网上协同方式，具体流程示意如下：
四、其它
本规程为基建处部门内部管理规定，解释权归基建处。
基建处
2024年4月15日
